Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Verträge oder Auftragsunterlagen auf Papier: Wer Dokumente noch überwiegend physisch ablegt, verbringt im hektischen Garagenalltag schnell viel Zeit mit Suchen. Eine Herausforderung, die auch die Mitarbeitenden der Garage P. Schweizer AG in Liestal BL kennen. «Wie in vielen Garagen lief bei uns die Dokumentenablage lange nur auf Papier», sagt Geschäftsführer David Schweizer. «Mit zunehmender Komplexität wurde für uns aber klar, dass wir unsere Abläufe digitaler, transparenter und effizienter gestalten müssen.»

Vor allem mehr Transparenz in den Arbeitsprozessen sowie die datenschutzgemässe Dokumentenablage waren für die Garage im Baselbiet wichtige Anliegen. Eine Antwort darauf hat sie in einem Dokumenten-Management-System (DMS) gefunden: dem Starke-DMS von Starke+Reichert. Dank seiner Erfahrung in der Automobilbranche kennt der IT- und Digitalisierungsspezialist das Zusammenspiel von Werkstatt, Administration und ERP. «Weniger Zeit für administrative Arbeiten bedeutet im Arbeitsalltag mehr Zeit für die Kundschaft und das Kerngeschäft», sagt Benjamin Roux, Senior Sales bei Starke+Reichert Schweiz AG.

Dabei funktioniert jede Garage anders. Dem trägt das gerade für KMU geeignete Starke-DMS mit seinen vielfältigen Individualisierungsmöglichkeiten Rechnung. «Wir wollen Bestehendes ergänzen, nicht ersetzen», sagt Roux. Deshalb ist das Starke-DMS keine Lösung, die einem Betrieb einfach übergestülpt wird, sondern eine, die passgenau an die vorhandenen ERP-Systeme und Prozesse angepasst wird.

Entscheidet sich eine Garage für die Arbeit mit Starke-DMS, ermitteln Benjamin Roux und sein Beraterteam im Vorfeld zusammen mit dem Betrieb dessen Bedürfnisse. Darauf aufbauend werden Dokumente und Abläufe digital erfasst, verarbeitet und archiviert. Von Beginn an ist dabei auch die datenschutzgemässe Ablage mitgedacht: Dokumente werden strukturiert gespeichert und Zugriffsberechtigungen können klar geregelt werden. Die Umsetzung erfolgt gemeinsam mit den Garagisten vor Ort.

So auch bei der P. Schweizer AG vor rund anderthalb Jahren. Joëlle Keller, Leiterin Administration und verantwortlich für die Implementierung, zieht eine positive Bilanz. «Zum Start gab es eine Schulung vor Ort, weitere Schulungen können bei Bedarf besucht oder individuell gebucht werden», sagt sie. Auch mit dem Support habe man bisher sehr gute Erfahrungen gemacht. Dank fester Ansprechpersonen sei man bei Fragen oder Unklarheiten gut begleitet worden.

In Liestal laufen bereits verschiedene Prozesse digital, darunter solche rund um Kreditoren und Debitoren sowie Teile der Auftragsverwaltung. «Auch die Historie eines Fahrzeugs ist auf einen Blick ersichtlich», sagt Schweizer. Das bringe nicht nur mehr Transparenz in die administrativen Arbeiten; auch zeitlich mache sich die Umstellung bemerkbar. Gerade in einem Garagenbetrieb, in dem viele Dinge parallel laufen, helfe das Tool, den Überblick zu behalten. Die P. Schweizer AG ist Hyundai-Partner sowie Stop+Go-Partner für Fahrzeuge des Volkswagen-Konzerns und bietet Reparaturen sowie den Verkauf von Neu- und Occasionsfahrzeugen an. Der Betrieb beschäftigt 19 Fachpersonen. «Mit wenigen Klicks haben wir alles Wissenswerte rund um einen Auftrag im Blick. Dadurch entfällt nicht nur der Gang ins Archiv, sondern wir stellen auch sicher, dass sämtliche Informationen an einem Ort gebündelt sind – auch jene, die über Jahre aufbewahrt werden müssen.»

Für die P. Schweizer Garage bildet das Starke-DMS die Grundlage für mehr Effizienz im Betrieb – obwohl noch nicht sämtliche Systeme vollständig miteinander verknüpft sind. «Aktuell machen wir Buchungen teilweise noch doppelt, weil diese Schnittstelle seitens ERP noch fehlt», erklärt Schweizer. Das sei aber nur halb so wild. «Im Verhältnis zu den Einsparungen fällt dieser Aufwand kaum ins Gewicht.» Weitere Digitalisierungsschritte sind deshalb bereits denkbar, etwa die HR-Prozesse.

Und auch diese Flexibilität sei ein grosser Vorteil des Starke-DMS. Da ist sich David Schweizer mit Benjamin Roux einig: «Digitalisierung muss kein Grossprojekt sein. Oft lohnt es sich, mit einem klar abgegrenzten Ablauf zu starten und diesen Schritt für Schritt zu erweitern.»