Più tempo da dedicare all'attività principale

Fatture dei creditori e dei debitori, contratti o documenti relativi agli ordini su carta: chi archivia ancora prevalentemente i documenti in formato cartaceo, nella frenetica quotidianità dell’officina, finisce presto per dedicare molto tempo alla ricerca. Una sfida che conoscono bene anche i collaboratori dell’officina P. Schweizer AG di Liestal (BL). «Come in molte officine, anche da noi l’archiviazione dei documenti è avvenuta a lungo solo su carta», afferma l’amministratore delegato David Schweizer. «Con l’aumentare della complessità, però, ci è apparso chiaro che dovevamo rendere i nostri processi più digitali, trasparenti ed efficienti.»

Per l’officina della regione di Basilea, la maggiore trasparenza nei processi lavorativi e l’archiviazione dei documenti nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati erano aspetti particolarmente importanti. Ha trovato una risposta a queste esigenze in un sistema di gestione documentale (DMS): lo Starke-DMS di Starke+Reichert. Grazie alla sua esperienza nel settore automobilistico, lo specialista in IT e digitalizzazione conosce bene l’interazione tra officina, amministrazione e ERP. «Meno tempo dedicato alle attività amministrative significa, nella quotidianità lavorativa, più tempo da dedicare alla clientela e al core business», afferma Benjamin Roux, Senior Sales presso Starke+Reichert Schweiz AG.

Ogni officina funziona in modo diverso. Il sistema Starke-DMS, particolarmente adatto alle PMI, tiene conto di questa realtà grazie alle sue numerose possibilità di personalizzazione. «Vogliamo integrare ciò che già esiste, non sostituirlo», afferma Roux. Per questo motivo, Starke-DMS non è una soluzione che viene semplicemente imposta a un’azienda, ma una soluzione che viene adattata su misura ai sistemi ERP e ai processi esistenti.

Quando un'officina decide di lavorare con Starke-DMS, Benjamin Roux e il suo team di consulenti individuano preventivamente le esigenze dell'azienda in collaborazione con essa. Su questa base, i documenti e i processi vengono digitalizzati, elaborati e archiviati. Fin dall’inizio viene presa in considerazione anche l’archiviazione conforme alle norme sulla protezione dei dati: i documenti vengono memorizzati in modo strutturato e le autorizzazioni di accesso possono essere chiaramente regolamentate. L’implementazione avviene in collaborazione con i gestori dell’officina in loco.

È quanto è accaduto anche alla P. Schweizer AG circa un anno e mezzo fa. Joëlle Keller, responsabile dell’amministrazione e dell’implementazione, traccia un bilancio positivo. «All’inizio è stato organizzato un corso di formazione in sede; ulteriori corsi possono essere frequentati in caso di necessità o prenotati individualmente», afferma. Anche per quanto riguarda l’assistenza, l’esperienza è stata finora molto positiva. Grazie a referenti fissi, l’azienda è stata ben accompagnata in caso di domande o dubbi.

A Liestal diversi processi sono già gestiti in formato digitale, tra cui quelli relativi ai creditori e ai debitori, nonché parte della gestione degli ordini. «Anche la cronologia di un veicolo è visibile a colpo d’occhio», afferma Schweizer. Ciò non solo garantisce maggiore trasparenza nelle attività amministrative, ma il passaggio al digitale si fa sentire anche in termini di tempo. Soprattutto in un’officina, dove molte attività si svolgono in parallelo, lo strumento aiuta a mantenere una visione d’insieme. La P. Schweizer AG è partner Hyundai e partner Stop+Go per i veicoli del Gruppo Volkswagen e offre servizi di riparazione e vendita di veicoli nuovi e usati. L’azienda impiega 19 specialisti. «Con pochi clic abbiamo sotto controllo tutte le informazioni relative a un ordine. In questo modo non solo si evita di recarsi in archivio, ma si garantisce anche che tutte le informazioni siano raccolte in un unico posto – comprese quelle che devono essere conservate per anni.»

Per l’officina P. Schweizer, il sistema Starke-DMS costituisce la base per una maggiore efficienza operativa, sebbene non tutti i sistemi siano ancora completamente interconnessi. «Al momento, in alcuni casi effettuiamo ancora doppie registrazioni perché manca ancora l’interfaccia da parte dell’ERP», spiega Schweizer. Ma non è poi così grave. «Rispetto ai risparmi ottenuti, questo sforzo è irrisorio.» Sono quindi già ipotizzabili ulteriori passi verso la digitalizzazione, ad esempio nei processi delle risorse umane.

E anche questa flessibilità rappresenta un grande vantaggio dello Starke-DMS. Su questo David Schweizer è d’accordo con Benjamin Roux: «La digitalizzazione non deve necessariamente essere un grande progetto. Spesso vale la pena iniziare con un processo ben definito e ampliarlo passo dopo passo.»