Plus de temps à consacrer à l’activité principale

Factures fournisseurs et clients, contrats ou dossiers de commande sur papier : ceux qui continuent à classer la plupart de leurs documents sous forme physique passent rapidement beaucoup de temps à les rechercher dans le quotidien trépidant d’un garage. Un défi que connaissent bien les collaborateurs du garage P. Schweizer AG à Liestal (BL). « Comme dans de nombreux garages, chez nous aussi, l’archivage des documents s’est longtemps fait uniquement sur papier », explique David Schweizer, directeur. « Mais face à une complexité croissante, il nous est apparu clairement que nous devions rendre nos processus plus numériques, plus transparents et plus efficaces. »

Pour ce garage de la région de Bâle, une plus grande transparence dans les processus de travail ainsi qu’un classement des documents conforme à la protection des données constituaient requête majeures. Il a trouvé la solution à ces enjeux dans un système de gestion documentaire (SGD) : le Starke-DMS de Starke+Reichert. Fort de son expérience dans le branche automobile ce spécialiste de l’informatique et de la numérisation maîtrise parfaitement l’interaction entre atelier, l’administration et l’ERP. « Réduire le temps consacré aux tâches administratives permet, au quotidien, de consacrer davantage de temps à la clientèle et à l’activité principale », explique Benjamin Roux, Senior Sales chez Starke+Reichert Schweiz AG.

Or, chaque garage fonctionne différemment. Le Starke-DMS, particulièrement adapté aux PME, tient compte de cette réalité grâce à ses nombreuses possibilités de personnalisation. « Nous voulons compléter ce qui existe déjà, pas le remplacer », explique M. Roux. C’est pourquoi le Starke-DMS n’est pas une solution que l’on impose simplement à une entreprise, mais une solution qui s’adapte parfaitement aux systèmes ERP et aux processus existants.

Lorsqu’un garage décide de travailler avec Starke-DMS, Benjamin Roux et son équipe de consultants identifient au préalable ses besoins en collaboration avec l’entreprise. Sur cette base, les documents et les processus sont numérisés, traités et archivés. Dès le départ, le stockage conforme à la réglementation sur la protection des données est pris en compte : les documents sont stockés de manière structurée et les droits d’accès peuvent être clairement définis. La mise en œuvre s’effectue en collaboration avec les garagistes sur place.

C’est également ce qui s’est passé chez P. Schweizer AG il y a environ un an et demi. Joëlle Keller, responsable administrative et chargée de la mise en œuvre, dresse un bilan positif. « Au début, une stage a été dispensée sur place ; d’autres formations peuvent être suivies si nécessaire ou réservées individuellement », explique-t-elle. L’expérience avec le service d’assistance s’est également avérée très positive sortant. Grâce à des interlocuteurs attitrés, l’équipe a été bien accompagnée en cas de questions ou d’incertitudes.

À Liestal, divers processus sont déjà gérés de manière numérique, notamment ceux liés aux créanciers et aux débiteurs, ainsi qu’une partie de la gestion des commandes. « L’historique d’un véhicule est également visible d’un seul coup d’œil », explique M. Schweizer. Cela apporte non seulement plus de transparence dans les tâches administratives, mais cette transition se traduit également par un gain de temps. Dans un garage, où de nombreuses tâches se déroulent en parallèle, cet outil aide notamment à garder une vue d’ensemble. La société P. Schweizer AG est partenaire Hyundai ainsi que partenaire Stop+Go pour les véhicules du groupe Volkswagen ; elle propose des services de réparation ainsi que la vente de véhicules neufs et d’occasion. L’entreprise emploie 19 spécialistes. « En quelques clics, nous avons sous les yeux toutes les informations utiles concernant une commande. Cela nous évite non seulement de devoir nous rendre aux archives, mais nous garantit également que toutes les informations sont regroupées en un seul endroit – y compris celles qui doivent être conservées pendant des années. »

Pour le garage P. Schweizer, le système Starke-DMS constitue la base d’une plus grande efficacité opérationnelle – même si tous les systèmes ne sont pas encore entièrement interconnectés. « Actuellement, nous effectuons encore parfois des saisies en double, car cette interface fait encore défaut du côté de l’ERP », explique M. Schweizer. Mais ce n’est pas très grave. « Au regard des économies réalisées, cet effort n’a pratiquement aucune importance. » D’autres étapes de numérisation sont donc déjà envisageables, notamment au niveau des processus RH.

Et cette flexibilité constitue également un atout majeur du Starke-DMS. Sur ce point, David Schweizer est d’accord avec Benjamin Roux : « La numérisation ne doit pas nécessairement être un projet de grande envergure. Il est souvent judicieux de commencer par un processus clairement délimité et de l’étendre progressivement, étape par étape. »