Parfois, c’est déjà la manière de s’adresser aux participants qui fait toute la différence, aussi subtile soit-elle. Lors de la conférence « Adieu Excel, systèmes de gestion documentaire obsolètes et solutions en silos » à Bachenbülach (ZH), il était question de « comment le garage numérique devient réalité », a expliqué l’organisatrice Anna Wälti, associée chez CDG Beratungen AG – et ce, sur un pied d’égalité, en utilisant le « tu » familier, comme il est d’usage dans le secteur.
Rien d’étonnant à cela : la société CDG, basée à Glattbrugg (ZH), est spécialisée dans le conseil aux garages de toutes tailles, et le co-organisateur Martin Koch (fondateur de garagensoftwarevergleich.ch) ainsi que l’hôte Juice Technology savent parfaitement comment fonctionne leur clientèle. Et le temps presse : la numérisation est une nécessité, mais quel système de DMS choisir ? La réponse en bref : cela dépend de l’exploitant, et un changement précipité ne résout rien à lui seul.
Une soixantaine de garagistes et de représentants du secteur ont suivi avec intérêt les exposés et la table ronde, et ont participé activement en prenant la parole. Outre Wälti et Koch, étaient présents des fournisseurs de DMS tels que Betterworking, BME, Garax et Infinity (voir la légende de la photo du haut pour les personnes) ainsi que Mathias Kunz, garagiste membre de l’UPSA, du garage Kunz AG de Saland (ZH), entièrement numérisé. « Nous avons déjà effectué quatre changements de DMS », a expliqué M. Kunz, représentant de la marque Toyota. « Un changement ne se passe jamais sans problème. » C’est toutefois une opportunité énorme. « Profitez-en pour remettre en question vos processus », a déclaré Aris Gauch, directeur commercial chez BME. Il n’existe pas de solution miracle. « Nous devons tous gagner en efficacité », a ajouté M. Kunz, « mais ce n’est pas parce que vous n’utilisez plus de papier que vous l’êtes pour autant. »
Les nombreuses questions posées par le public ont donné lieu à des discussions animées. Un point a été constamment souligné : sans base de données propre, rien ne fonctionne et le changement de DMS s'avère difficile. Il est important qu'un DMS offre des interfaces ouvertes : certains garages travaillent avec 30 systèmes différents, soit par manque d'interfaces ouvertes, soit en raison des obstacles techniques imposés par certains constructeurs automobiles. Et, comme l’explique Jan Epper, directeur de Garax : « Il y a toujours des cas particuliers qu’aucun système de DMS ne peut couvrir numériquement et pour lesquels il faut décrocher le téléphone. Mais si, grâce à un DMS adapté, vous gagnez en efficacité dans 80 % des cas, vous disposez alors de plus de temps pour vous occuper de ces cas particuliers. »
Parfois, ce sont des détails qui posent problème, comme l’a clairement montré une discussion sur les e-mails automatisés de facturation. « Si les champs relatifs à la formule de politesse ne sont pas correctement remplis, tu vas avoir un problème », a déclaré Anna Wälti – avant de donner un conseil sur l’utilisation de « Sie » ou « du » : « N’oublie pas que ton système de gestion documentaire (DMS) a besoin d’un champ indiquant si ton client doit être appelé par « du » ou « Sie ». Cela fait toute la différence dans la correspondance ! » Il a également été évoqué qu’il existe déjà une fonction de saisie vocale pour les mécaniciens qui n’aiment pas écrire.
Au bout de deux heures de discussion, Wälti a demandé à chacun de donner un conseil pratique, applicable dès le lendemain. « Ne rien faire est la plus grande erreur », a-t-on alors entendu. Ou encore que s'énerver contre un système DMS défaillant ne sert à rien, mais qu'il faut simplement changer de DMS. Point positif : les fournisseurs de systèmes de gestion documentaire n’ont pas cherché à vanter leurs produits, mais ont souligné qu’un changement de système n’était jamais l’objectif principal. Il s’agit d’abord d’examiner les processus, puis de vérifier si le système existant recèle un potentiel inexploité. Si l’on souhaite ensuite changer de système, il faut être conscient des efforts que cela implique, mais ne pas attendre : la recherche de bons de livraison, par exemple, représente des coûts cachés, et même l’IA utile – un domaine qui va beaucoup évoluer au cours des deux ou trois prochaines années – est prévue depuis longtemps dans tous les systèmes de gestion documentaire.
Enfin, M. Kunz, garagiste, a fait remarquer : « Ne passez pas au numérique à tout prix. Si cela a du sens pour votre entreprise, restez au papier. Sinon, cherchez un système de gestion documentaire qui vous convienne vraiment. Il doit vous convenir ! »
