A volte è proprio il modo di rivolgersi agli altri a fare quella piccola ma significativa differenza. All’evento «Via da Excel, dai sistemi di gestione documentale obsoleti e dalle soluzioni isolate» tenutosi a Bachenbülach (ZH), il tema centrale era «come il garage digitale diventa realtà», come ha spiegato l’organizzatrice Anna Wälti, socia della CDG Beratungen AG, rivolgendosi ai presenti alla pari, con il «tu» informale tipico del settore.
Non c’è da stupirsi: CDG, con sede a Glattbrugg (ZH), è specializzata nella consulenza per officine di ogni dimensione, e il co-organizzatore Martin Koch (fondatore di garagensoftwarevergleich.ch) nonché l’ospitante Juice Technology sanno bene come ragiona la loro clientela. E che il tempo stringe: la digitalizzazione è urgente, ma quale Dealer Management System (DMS) è quello giusto? La risposta in breve: dipende dall’azienda, e un cambio affrettato da solo non risolve nulla.
Circa sessanta meccanici e rappresentanti del settore hanno seguito con interesse le presentazioni e la tavola rotonda, partecipando attivamente con interventi. Oltre a Wälti e Koch, erano presenti fornitori di DMS quali Betterworking, BME, Garax e Infinity (vedi didascalia della foto in alto per i nomi delle persone), nonché Mathias Kunz, meccanico membro dell’UPSA, dell’officina Kunz AG di Saland (ZH), completamente digitalizzata. «Abbiamo già effettuato quattro cambi di DMS», ha spiegato Kunz, rappresentante del marchio Toyota. «Un cambio non avviene mai senza problemi. » Si tratta tuttavia di un’enorme opportunità. «Cogliete l’occasione per rimettere in discussione i vostri processi», ha dichiarato Aris Gauch, direttore commerciale di BME. Non esiste una soluzione miracolosa. «Dobbiamo tutti migliorare la nostra efficienza», ha aggiunto Kunz, «ma non è detto che, solo perché non si usa più la carta, si sia per questo più efficienti.»
Le numerose domande del pubblico hanno dato vita a vivaci discussioni. È stato ripetutamente sottolineato che senza una base dati pulita non si va da nessuna parte e che il passaggio a un nuovo DMS risulta complicato. È importante che un DMS offra interfacce aperte: ci sono officine che, in mancanza di queste o a causa degli ostacoli imposti dai sistemi di alcune case automobilistiche, lavorano con ben 30 sistemi diversi. E, come afferma Jan Epper, amministratore delegato di Garax: «Ci sono sempre casi particolari che nessun DMS è in grado di gestire digitalmente e per i quali è necessario ricorrere al telefono. Ma se, grazie al DMS giusto, sei più efficiente nell’80% dei casi, hai più tempo a disposizione per i casi particolari.»
A volte sono i piccoli dettagli a creare problemi, come è emerso chiaramente durante una discussione sulle e-mail automatizzate relative alla fatturazione. «Se i campi relativi al titolo di cortesia non sono compilati correttamente, avrai un problema», ha affermato Anna Wälti, fornendo anche un consiglio sull’uso del «Sie» o del «du»: «Ricorda che il tuo DMS ha bisogno di un campo in cui sia indicato se il cliente va chiamato con “du” o “Sie”. Nella corrispondenza questo fa la differenza!» Si è discusso anche del fatto che esiste già la funzione di dettatura vocale per i meccanici che non amano scrivere.
Dopo due ore di discussione, Wälti ha chiesto a ciascuno di fornire un consiglio pratico, attuabile già da domani. «Non fare nulla è l’errore più grave», è stato detto, ad esempio. Oppure che lamentarsi di un DMS scadente non serve a nulla, ma che l’unica soluzione è proprio quella di cambiare sistema. È stato piacevole constatare che i fornitori di sistemi di gestione documentale non hanno cercato di promuovere i propri prodotti, ma hanno sottolineato che cambiare sistema non è mai l’obiettivo principale. È importante esaminare i processi e poi verificare se il sistema esistente ha un potenziale non ancora sfruttato. Se poi si volesse cambiare, bisognerebbe essere consapevoli degli sforzi necessari, ma non aspettare: la ricerca delle bolle di consegna, ad esempio, comporta costi nascosti, e anche l’intelligenza artificiale (IA) – un settore in cui nei prossimi due o tre anni ci saranno grandi sviluppi – è ormai prevista da tempo in tutti i sistemi di gestione documentale.
Infine, Kunz, titolare di un'officina, ha fatto notare: «Non digitalizzate a tutti i costi. Se per la vostra attività ha senso, rimanete sulla carta. In caso contrario, cercate un sistema di gestione documentale (DMS) che sia davvero adatto. Deve essere quello giusto per voi!»
